Tugas rutin sebagai office boy

JOB DESCRIPTION 

OFFICE BOY

TUGAS RUTIN WAKTU

1. Membersihkan dan merapikan meja, kursi, komputer dan perlengkapan lainnya. 08.00

2. Membersihkan/vacuum karpet/lantai (bergiliran). 08.15

3. Menyediakan minuman untuk karyawan. 09.00

4. Mengirim/mengambil dokumen antar Divisi/Bagian. Tak Tentu

5. Melayani permintaan fotokopi/faksimili. Tak Tentu

6. Membelikan dan menyiapkan makan siang karyawan. 11.00

7. Membereskan piring, gelas, & perlengkapan makan siang karyawan. 13.00

8. Mengambil & membereskan gelas minum & perlengkapan makan/minum karyawan. 17.30

9. Membuang sampah yang ada di ruang kerja dan areal tanggung jawabnya. 17.30

10. Membersihkan/vacuum karpet/lantai (bergiliran). 18.00

11. Mencuci piring, gelas & perlengkapan makan/minum lain (bergiliran). 18.00-18.30

TUGAS BERKALA

1. Membersihkan kaca ruang kerja. 2x/Minggu

2. Menyiram/merawat tanaman. 2x/Minggu

TUGAS INSIDENTAL

1. Menyediakan minuman/makanan & melayani keperluan tamu-tamu perusahaan. Tak Tentu

2. Menyediakan minuman/makanan & melayani keperluan rapat/pertemuan/training. Tak Tentu

3. Mengangkat/memindahkan meja, kursi & perabotan lainnya. Tak Tentu

4. Melaksanakan tugas tertentu sesuai permintaan karyawan Divisi yang dilayani.  Tak Tentu

5. Melaksanakan tugas tertentu sesuai permintaan Koordinator OB atau Staff GA. Tak Tentu

TUGAS TAMBAHAN

Melaksanakan tugas-tugas lain di luar tanggung jawabnya (karyawan Divisi lain) 

dengan seijin dari Divisi yang dilayani atau Koordinator OB (Staff GA). Tak Tentu

CATATAN :

n OB diwajibkan datang jam 08.00 dan pulang jam 18.30 dengan waktu istirahat jam 12.00-13.00 (kecuali Jumat jam 12.00-13.30).

n Kelebihan jam kerja (8 jam/hari) selama 1,5 jam akan diperhitungkan sebagai lembur.

n Datang sebelum jam 08.00 akan dianggap/dihitung sebagai lembur sejak jam datang.

n Datang antara jam 08.00-08.30 akan dianggap/dihitung datang jam 08.30 atau tidak ada lembur.

n Pulang setelah jam 18.30 akan dianggap/diperhitungkan sebagai lembur apabila disertai bukti SPL (Surat Perintah Lembur) dari Koordinator OB (Staff GA).

n Agar mudah dicari untuk mengerjakan tugas selanjutnya, maka setelah selesai mengerjakan tugas tertentu OB harus stand-by di tempat tertentu yang ditunjuk pada areal kerja yang menjadi tanggung jawabnya (misalnya di dekat Sekretaris).

n Sekretaris Direksi/Senior Management atau Staff Divisi/Bagian tertentu berkewajiban mengatur & mengawasi pelaksanaan tugas-tugas harian OB yang ditempatkan pada areal kerjanya, kemudian melaporkan perkembangan/keluhan/hasil kerja OB kepada Koordinator OB (Staff GA).

n Koordinator OB bertanggung jawab terhadap pengaturan tugas dan lembur OB untuk melaksanakan/melayani kegiatan yang bersifat menyeluruh (seperti rapat/pertemuan/training, acara pesta/perayaan, perpindahan ruangan kerja, dan lain-lain) serta melakukan penilaian prestasi kerja tahunan terhadap OB.

n Bagi OB yang tidak melaksanakan tugas & tanggung jawabnya dengan baik (tanpa alasan yang masuk akal) akan diberikan sanksi mulai dari Teguran Lisan, Teguran Tertulis, Surat Peringatan Pertama (SP-I), SP-II, SP-III/Terakhir atau Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) sesuai dengan kadar dan akumulasi pelanggaran yang dilakukan (Jenis Pelanggaran & Sanksi terlampir).

n Bagi OB yang melaksanakan tugas & tanggung jawab dengan baik akan dipilih yang terbaik setiap bulannya untuk dinobatkan sebagai “OB of The Month” (OB Teladan Bulanan) serta menerima penghargaan dari Perusahaan.

n Areal tugas dan tanggung jawab OB akan dirolling (diputar) setiap 3 (tiga) bulan sekali.

JENIS PELANGGARAN & SANKSI

OFFICE BOY

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------

JENIS PELANGGARAN YANG DAPAT DIKENAKAN SANKSI :

1. Datang terlambat setelah jam 08.00 tanpa pemberitahuan/ijin Koordinator atau Divisi yang dilayani.

2. Pulang sebelum jam 18.30 tanpa pemberitahuan/ijin Koordinator atau Divisi yang dilayani.

3. Pulang sebelum jam 20.00 bagi yang bertugas lembur pada hari biasa tanpa pemberitahuan/ijin dari Koordinator atau Divisi yang dilayani.

4. Pulang lebih cepat dari jam yang ditentukan bagi yang bertugas lembur pada hari libur tanpa pemberitahuan/ijin dari Koordinator atau Divisi yang dilayani.

5. Tidak stand-by pada tempat yang ditentukan tanpa pekerjaan/alasan yang masuk akal ketika dicari/diperlukan untuk melaksanakan tugas tertentu berikutnya.

6. Terlambat (terlalu lama) atau salah dalam mengerjakan tugas rutin, tugas berkala dan tugas insidental yang menjadi tanggung jawabnya tanpa alasan yang masuk akal sehingga menimbulkan keluhan (complaint)  dari karyawan/tamu dan/atau merugikan Perusahaan baik dalam finansial maupun nama baik.

7. Tidak mengerjakan tugas rutin, tugas berkala dan tugas insidental yang menjadi tanggung jawabnya tanpa alasan yang masuk akal.

8. Menolak perintah tugas dari Koordinator atau Divisi yang dilayani tanpa alasan yang masuk akal.

9. Tidak masuk kerja tanpa pemberitahuan/ijin dari Koordinator atau Divisi yang dilayani.

10. Pelanggaran-pelanggaran lain yang telah ditetapkan dalam Peraturan Perusahan.

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

JENIS SANKSI YANG DIKENAKAN ATAS PELANGGARAN YANG DILAKUKAN :

TEGURAN LISAN

n Melakukan satu kali pelanggaran dari salah satu jenis pelanggaran diatas.

n Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk Teguran Lisan.

n Diberikan oleh Koordinator OB

TEGURAN TERTULIS

n Melakukan 2 (dua) kali pelanggaran yang sama dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

n Melakukan 2 (dua) jenis pelanggaran yang berbeda dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

n Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk Teguran Tertulis.

n Dikeluarkan oleh Koordinator OB

SURAT PERINGATAN PERTAMA (SP-I)

n Melakukan 3 (tiga) kali pelanggaran yang sama dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

n Melakukan 3 (tiga) jenis pelanggaran yang berbeda dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

n Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk SP-I.

n Dikeluarkan oleh HRD & GA Manager. 

n Dikenakan sanksi nyata berupa pemotongan pembayaran 10 (sepuluh) jam lembur.

SURAT PERINGATAN KEDUA (SP-II)

n Melakukan 4 (empat) kali pelanggaran yang sama dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

n Melakukan 4 (empat) jenis pelanggaran yang berbeda dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

n Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk SP-II.

n Dikeluarkan oleh HRD & GA Manager. 

n Dikenakan sanksi nyata berupa pemotongan pembayaran 15 (lima belas) jam lembur.

SURAT PERINGATAN KETIGA (SP-III)

n Melakukan 5 (lima) kali pelanggaran yang sama dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

n Melakukan 5 (lima) jenis pelanggaran yang berbeda dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

n Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk SP-III.

n Dikeluarkan oleh HRD & GA Manager. 

n Dikenakan sanksi nyata berupa pemotongan pembayaran 20 (dua puluh) jam lembur.

PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA (PHK)

n Melakukan lebih 5 (lima) kali pelanggaran yang sama dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

n Melakukan lebih 5 (lima) jenis pelanggaran yang berbeda dalam jangka waktu 1 (satu) bulan.

n Melakukan pelanggaran sesuai Peraturan Perusahaan untuk PHK.

n Dikeluarkan oleh HRD & GA Manager.